Cadres de la Fonction publique : 3 conseils pour réussir votre prise de poste

Personne ne naît encadrant, chacun le devient. Une tâche qui, si elle n’est pas insurmontable, ne doit pas pour autant être sous-estimée…

Vous devrez veiller à une répartition optimale du travail, gérer les relations entre les agents, mais aussi valoriser votre service et ses agents auprès de votre hiérarchie et du reste de l’institution. Voici quelques conseils pour prendre l’encadrement du bon côté et réussir votre prise de poste !

Aussi nombreux soient les défis rencontrés par votre service, aussi ambitieux soient les objectifs fixés par votre hiérarchie ou vos élus, votre priorité numéro 1 est d’apprendre à connaître chacun de vos agents.

Dès votre prise de fonction, rassemblez-les afin de vous présenter collectivement. N’ignorez pas l’importance de la « première impression » : préparez votre intervention avec soin ! Soyez constructif, dynamique et montrez que vous êtes à l’écoute. Prouvez-le en recevant chaque agent individuellement, après avoir pris connaissance de son parcours et lu le compte-rendu de son précédent entretien individuel.

Leur vision du travail, les perspectives qu’ils envisagent, leur avis sur le fonctionnement du service sont autant d’enseignements utiles à l’élaboration de votre futur projet de service. Et surtout son acceptation !

Une fois les objectifs fixés par votre responsable hiérarchique, à vous de mobiliser votre service pour les atteindre.

Tout d’abord, ne cédez pas à la tentation de vouloir tout remettre à plat. Il y a forcément une raison qui explique l’organisation existante. Commencez modestement par ajuster ! Pour ce faire, repérez dans les rapports d’activités et documents de suivi les dysfonctionnements les plus évidents : appliquez-vous à y remédier.

Identifiez ensuite les opportunités et contraintes actuelles et futures (économiques, réglementaires, politiques) qui pèsent sur votre service et que vous devrez prendre en compte ou anticiper. Elles vous donneront une meilleure idée des évolutions organisationnelles de plus grande ampleur à apporter.

Enfin, présentez votre projet à vos agents. C’est en établissant un lien clair entre la vision de moyen terme et votre plan d’action opérationnel de court terme que vous les convaincrez de son bien-fondé. Du concret, du concret, du concret !

En tant que cadre de la fonction publique, vous serez souvent jugé sur votre capacité à rendre des arbitrages précis et valoriser votre service

Que ce soit sur l’organisation du travail quotidien ou les dates de congés, vous devez apprendre à décider et, surtout, assumer vos décisions. Écoutez vos équipes, mais ne mettez pas trop longtemps à trancher. Donnez votre décision, mais argumentez-la. Si votre décision ne se révèle pas idéale, assumez-en les conséquences et ajustez votre orientation. Il vaut mieux itérer que donner l’impression d’hésiter.

Si vous devez avoir la capacité de dire non à vos équipes, vous avez en revanche le devoir de valoriser et défendre leur travail envers l’extérieur. En cas d’erreur, vous et vous seul devez endosser la responsabilité. Vous défausser sur vos agents serait particulièrement mal perçu. En cas de réussite, associez vos agents à la présentation et la valorisation de leur travail. Leur mérite sera reconnu, et le vôtre n’en sera que plus grand.

Sur la prise de poste comme sur d’autres sujets, nous vous invitons à consulter le Guide de l’encadrante et de l’encadrant dans la Fonction publique, publié en 2017 par la Direction générale de l’administration et de la Fonction publique (DGAFP).